Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy i Miasta Krajenka

z dnia 19 stycznia 2015 r.

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Krajence

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Krajence, zwany dalej "Regulaminem" określa:

  1)  zakres działania i zadania Urzędu Gminy i Miasta w Krajence, zwanego dalej "Urzędem",

  2)  organizację Urzędu,

  3)  zasady funkcjonowania Urzędu,

  4)  zakres działania kierownictwa Urzędu, referatów oraz samodzielnych stanowisk pracy.

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

  1)  Gminie - należy przez to rozumieć Gminę i Miasto Krajenka,

  2)  Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Krajence,

  3)  organach gminy - należy przez to rozumieć Radę Miejską i Burmistrza,

  4)  Burmistrzu, Z-cy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego - należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Gminy i Miasta Krajenka, Z-cę Burmistrza Gminy i Miasta Krajenka, Sekretarza Gminy Krajenka i Skarbnika Gminy Krajenka oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Krajence,

  5)  Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy i Miasta w Krajence,

  6)  kierownictwie Urzędu - należy przez to rozumieć Burmistrza, Z-cę Burmistrza, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy,

  7)  ustawie o samorządzie gminnym - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013 roku, poz. 594 z późn. zm.).

§ 3. 1. Urząd jest miejscem pracy dla zatrudnionych w nim pracowników.

3. Siedzibą Urzędu jest miasto Krajenka.

§ 4. 1. Urząd jest czynny od poniedziałku do piątku w godzinach od 7³⁰ do 15³⁰.

2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i inne dni wolne od pracy, w godzinach uzgodnionych z zainteresowanymi.

Rozdział II

Zakres działania i zadania Urzędu

§ 5. 1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza.

2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:

1) zadań własnych,

2) zadań zleconych,

3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych),

4) zadań publicznych powierzonych Gminie w drodze porozumienia jednostkami samorządu terytorialnego.

§ 6. 1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji, w szczególności:

  1)  przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,

  2)  wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy,

  3)  zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,

  4)  planowanie i realizacja budżetu gminy oraz innych aktów organów Gminy,

  5)  realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,

  6)  zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady i posiedzeń jej komisji,

  7)  prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,

  8)  wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:

a)  przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,

b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,

c)  przechowywanie akt,

d) przekazywanie akt do archiwów.

  9)  realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

2. Urząd realizuje również zadania wynikające z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.

Rozdział III

Organizacja Urzędu

§ 7. 1.  W skład Urzędu wchodzą:

1)        kierownictwo Urzędu

a)      Burmistrz Gminy i Miasta (BGM),

b)      Zastępca Burmistrza (ZB),

c)      Skarbnik Gminy (SF),

d)     Sekretarz Gminy (SG).

2)        kierownik USC

3)        referaty:

a)    finansowy (FN)

b)   rolnictwa, gospodarki gruntami i  działalności gospodarczej (RDG)

c)    spraw obywatelskich i organizacyjnych (SOO)

d)   gospodarki komunalnej, zamówień publicznych i  ochrony środowiska (GOS),

e)    Urząd Stanu Cywilnego (USC)

4)   samodzielne stanowiska pracy:

a)  Strażnik Miejski (SM)

b)  Gminny Komendant Ochrony Przeciwpożarowej (KOP),

c)  Pełnomocnik ds. informacji niejawnych (IN) pełniący obowiązki administratora bezpieczeństwa informacji (ABI),

d)Stanowisko ds. promocji gminy (PR).

2. Podziału zadań pomiędzy referaty i stanowiska pracy dokonuje Burmistrz.

3. W uzasadnionych przypadkach w Urzędzie mogą być tworzone inne stanowiska pracy.

§ 8. 1.  Referaty dzielą się na stanowiska pracy.

2. Na czele referatów stoją kierownicy, którymi są:

a)      urzędu stanu cywilnego– Kierownik USC,

b)      finansowego – Skarbnik Gminy,

c)      rolnictwa, gospodarki gruntami  i działalności gospodarczej – kierownik tego referatu,

d)     spraw obywatelskich i organizacyjnych – sekretarz gminy,

e)      gospodarki komunalnej, zamówień publicznych i  ochrony środowiska– kierownik tego referatu.

§ 9. Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.

Rozdział IV

Zasady funkcjonowania Urzędu

§ 10. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

  1)  praworządności,

  2)  służebności wobec społeczności lokalnej,

  3)  racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

  4)  podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu, referaty i poszczególne stanowiska pracy oraz ich wzajemnego współdziałania.

§ 11. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

§ 12. 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem gminnym.

2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi prawa zamówień publicznych oraz innymi ustaleniami Burmistrza Gminy i Miasta Krajenka.

§ 13. 1. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Z-cy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika.

2. W razie nieobecności Burmistrza, w sprawach należących do zakresu działania Urzędu, zastępuje go Z-ca Burmistrza a w razie nieobecności Sekretarz Gminy.

3. Sekretarz i Skarbnik wykonuje zadania określone przez Burmistrza w zakresie czynności.

4. Sekretarz i Skarbnik podlegają bezpośrednio Burmistrzowi.

5. Zasady podpisywania pism oraz projektowania aktów prawnych określa załącznik nr 2 do regulaminu.

6. Zasady kontroli wewnętrznej określa Regulamin Kontroli wewnętrznej stanowiący załącznik nr 3 do regulaminu.

§ 14. Pracownicy na stanowiskach urzędniczych w Urzędzie podlegają ocenie okresowej, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu i realizacji obowiązków.

§ 15. 1. Poszczególne stanowiska pracy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.

2. Wszystkie stanowiska pracy są zobowiązane do współdziałania z sobą i jednostkami organizacyjnymi gminy, w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji w celu realizacji powierzonych zadań.

Rozdział V

Zakres zadań Burmistrza, Z-cy Burmistrza, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy

§ 16. Do zadań Burmistrza należy:

  1)  reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,

  2)  podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,

  3)  wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

  4)  zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu,

  5)  koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,

  6)  udzielanie odpowiedzi na zapytania radnych,

  7)  czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,

  8)  przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,

  9)  upoważnienie innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

11)  wykonywanie funkcji szefa obrony cywilnej gminy,

12)  wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa, Regulamin oraz uchwały Rady.

§ 17. 1. Do zadań Zastępcy Burmistrza należy w szczególności:

1)podejmowanie czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub wynikających z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza,

2)przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków.

2.      Zastępca Burmistrza sprawuje bezpośredni nadzór nad referatami:

1)gospodarki komunalnej, zamówień publicznych i  ochrony środowiska,

2)rolnictwa, gospodarki gruntami  i działalności gospodarczej.

§ 18. Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1)        wykonywanie bezpośredniego nadzoru nad całokształtem funkcjonowania:

a)      referatu Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych,

b)      nadzorowanie przestrzegania w Urzędzie przepisów ochrony pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych,

2)        opracowywanie projektów regulaminów i ich zmian,

3)             opracowanie projektów podziału zadań na poszczególne referaty i samodzielne stanowiska pracy,

4)        nadzór nad opracowywaniem przez kierowników referatów kart opisu stanowisk pracy,

5)        nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,

6)        przedkładanie burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,

7)        nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał organów gminy,

8)        koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,

9)        nadzór nad sprawowaniem obsługi prawnej organów Gminy,

10)    nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej,

11)    przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,

12)    nadzór nad należytym i terminowym załatwianiem spraw Obywateli,

13)    organizacja i nadzór nad stażystami skierowanymi przez Powiatowy Urząd Pracy,

14)    wnioskowanie i organizacja robót publicznych na terenie gminy,

15)    podejmowanie czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza i jego Zastępcy lub wynikających z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza i jego Zastępcę,

16)    nadzorowanie systemu kontroli wewnętrznej, zarządczej i zewnętrznej,

17)    nadzorowanie i redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej.

§ 19. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:

  1)  wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,

  2)  pełnienie funkcji kierownika referatu finansowego,

  3)  nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy,

  4)  dokonywanie analiz gospodarki finansowej Gminy i bieżące informowanie Burmistrza o realizacji budżetu,

  5)  kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,

  6)  przygotowanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy, opracowywanie projektu budżetu Gminy,

  7)  sporządzanie sprawozdawczości budżetowej,

8)udostępnianie Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Krajence materiałów niezbędnych do podjęcia uchwały w sprawie udzielenia absolutorium dla Burmistrza,

9)sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,

10)kontrolowanie wykorzystania dotacji przekazanych do budżetu gminy.

     § 20. Kierownicy referatów organizują pracę podległych im stanowisk pracy, ponoszą odpowiedzialność za terminowość i zgodne z przepisami prawa załatwianie spraw należących do ich zakresu działania.

Rozdział VI

Podział zadań pomiędzy referaty

§ 21. 1. Do wspólnych zadań wszystkich pracowników Urzędu należy przygotowanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności:

  1)  prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu administracyjnym,

  2)  pomoc organom gminy i jednostkom pomocniczym w wykonywaniu ich zadań,

  3)  współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,

  4)  przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,

  5)  przechowywanie akt zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,

  6)  stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,

  7)  stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,

  8)  opracowanie projektów uchwał organów gminy, zapewnienie właściwej i terminowej realizacji, składanie informacji i sprawozdań w tym zakresie,

  9)  współdziałanie z komisjami Rady i organizacjami społecznymi działającymi na terenie gminy,

10)  rozpatrywanie skarg i wniosków w zakresie spraw wynikających z zajmowanego stanowiska pracy,

11)  przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych i ochrony danych osobowych,

12)  współdziałanie w zakresie spraw obrony cywilnej i obronności, a także ochrony przeciwpożarowej i bhp,

13) opracowywanie programów gospodarczych gminy w zakresie zajmowanego stanowiska pracy,

14) przygotowywanie materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie swojego stanowiska pracy.

2. Obowiązki i prawa pracowników Urzędu określa Regulamin Pracy Urzędu.

§ 22. Do zadań Referatu Finansowego należą w szczególności sprawy:

1)  Z zakresu księgowości:

a)    przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy,

b)    nadzór nad wykonywaniem budżetu Gminy,

c)    zapewnianie obsługi finansowo-księgowej Urzędu,

d)    przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,

e)    sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,

f)    prowadzenie ewidencji księgowej mienia komunalnego,

g)   udział w przeprowadzaniu i rozliczaniu inwentaryzacji;

2) Z zakresu wymiaru podatków i opłat:

a)      prowadzenie ewidencji podatników,

b)      gromadzenie i przekazywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,

c)      przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,

d)     przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat,

e)      przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat,

f)       przeprowadzanie kontroli podatkowych podatników,

g)      wydawanie zaświadczeń o posiadaniu nieruchomości oraz o wysokości osiąganych dochodów z gospodarstwa rolnego,

h)      przygotowywanie deklaracji na podatek od towarów i usług w zakresie czynności wykonywanych przez Urząd;

3) Z zakresu windykacji podatków i opłat:

a)      podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,

b)      prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,

c)      przygotowywanie informacji okresowych o wysokości zadłużeń,  

d)     rozliczanie inkasentów i prowadzenie ewidencji  tych rozliczeń;

4) Z zakresu kadr i płac w Urzędzie Gminy i Miasta w Krajence:

a)      sporządzanie list płac pracowników Urzędu Gminy i Miasta w Krajence,

b)      przygotowywanie sprawozdań dotyczących wynagrodzeń,

c)      sporządzanie dokumentów dotyczących ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego pracowników,

d)     sporządzanie deklaracji podatkowych wynikających z wypłacanych wynagrodzeń;

       § 23.1. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności:

  1)  rejestracja urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,

  2)  sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,

  3)  sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,

  4)  przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,

  5)  przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,

  6)  stwierdzanie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,

  7)  wskazywanie kandydata na opiekuna prawnego,

  8)  wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,

11)   prowadzenie spraw związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych,

12)   wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość, realizacja innych zadań wynikających z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych,

13)   prowadzenie ewidencji ludności,

14)   udział i przygotowanie kwalifikacji wojskowej,

15)   przygotowywanie decyzji o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzeniem gospodarstwa rolnego i uznanie go za jedynego żywiciela,

16)   przygotowywanie projektów decyzji w sprawie uznania żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny oraz w sprawie pokrywania należności mieszkaniowych i opłat eksploatacyjnych,

17)   wykonywanie zadań związanych z wyborami i referendum (spisy wyborców itp.),

18)   wykonywanie zadań związanych z przygotowaniem spisów powszechnych, rolnych, uaktualnianiem wykazów właścicieli nieruchomości, w zakresie dotyczącym ewidencji ludności.

2.      Do zadań przypisanych do realizacji przez referat należy:

1)        współpraca w zakresie kultury fizycznej i sportu  z innymi samorządami, związkami i organizacjami sportowymi, opiniowanie kalendarza imprez  sportowych,

2)        nadzór nad działalnością stowarzyszeń kultury fizycznej oraz związków sportowych mających siedzibę na terenie gminy,

3)        współdziałanie ze społecznym ruchem sportowym, opiniowanie powierzania społecznym
i pozarządowym organizacjom realizację zadań z zakresu sportu masowego i kultury fizycznej i środków finansowych na ich realizację,

4)        wydawanie zezwoleń na organizację imprez o charakterze sportowym zgodnie z wymogami ustawy o organizowaniu imprez masowych,

5)        współpraca z  rządowymi i pozarządowymi agendami, organizacjami  pozarządowymi działającymi  na terenie Gminy oraz podmiotami wymienionymi  w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a w szczególności:

a)      określenie  zasad współpracy ze stowarzyszeniami, instytucjami, organizacjami prowadzącymi działalność kulturalną, sportową i rekreacyjną,

b)      współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz instytucjami wspierającymi działalność organizacji pozarządowych obejmująca m.in. wzajemne informowanie się o planowanych kierunkach działalności oraz konsultowanie projektów aktów normatywnych w zakresie dotyczącym działalności statutowej tych organizacji;

6)        współdziałanie przy realizacji wspólnych przedsięwzięć ze stowarzyszeniami, fundacjami
i organizacjami społecznymi,

7)        prowadzenie spraw z zakresu zbiórek publicznych,

8)        prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia przypisanych gminie do realizacji.

       § 24. Do zadań referatu spraw obywatelskich i organizacyjnych należy w szczególności:

1)   prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu,

2)   prowadzenie ewidencji informacji niejawnych,

3)   prowadzenie spraw z zakresu obrony cywilnej i spraw związanych z obronnością kraju, a w szczególności:

a)    tworzenia formacji obrony cywilnej,

b)   nakładania obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,

c)    świadczeń na rzecz obrony,

d)   zakwaterowania sił zbrojnych,

e)    przygotowania ludzi i mienia na wypadek wojny,

f)    współdziałanie z organami wojskowymi,

g)   akcja kurierska,

h)   organizowanie szkoleń i ćwiczeń w zakresie powszechnej samoobrony

i)     prowadzenie magazynu sprzętu na potrzeby obrony cywilnej i zaopatrywanie oddziałów w sprzęt obrony cywilnej,

j)     sprawowanie kontroli nad stanem technicznym sprzętu;

4)   prowadzenie sekretariatu Burmistrza,

5)   przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji wewnątrz Urzędu i na zewnątrz,

6)   prowadzenie ewidencji korespondencji w tym elektronicznego obiegu dokumentów,

7)   prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,

8)   przechowywanie pieczęci urzędowych,

9)   przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie im kontaktu z Burmistrzem, Z-cą Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych merytorycznie pracowników,

10)  prowadzenie archiwum Urzędu,

11)  nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach Urzędu,

12)  organizowanie napraw, remontów i konserwacji budynku Urzędu, pomieszczeń i sprzętu biurowego,

13)  zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie w materiały biurowe i kancelaryjne,

14)  prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,

15)  prowadzenie spraw ochrony przeciwpożarowej i bhp Urzędu,

16)  przeprowadzanie okresowej analizy stanu bhp i p.poż. Urzędu,

17)  zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy bhp i p.poż. przełożonym,

18)  prowadzenie punktu informacyjnego,    

19)  przygotowanie we współpracy z właściwymi merytorycznie stanowiskami, materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia tych organów,

20)  przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę oraz zarządzeń wydawanych przez Burmistrza,

21)  przyjmowanie i przekazywanie - za pośrednictwem sekretariatu - korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,

22)    przygotowanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,

23)   podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji,

24)   protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,

a)    prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady i komisji,

b)   prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,

25)   przekazywanie uchwał wojewodzie oraz do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Wielkopolskiego,

26)   prowadzenie rejestru wniosków i zapytań składanych przez radnych,

27)   organizowanie szkoleń radnych,

28)   prowadzenie spraw związanych z wyborami i referendum,

29)   udostępnianie Obywatelom dokumentów dotyczących pracy Rady i komisji, zgodnie ustaleniami rozdziału VII Statutu Gminy i Miasta Krajenka,

30)   wspieranie działań mających na celu upowszechnianie idei samorządu terytorialnego.

§ 24. Do zadań referatu rolnictwa, gospodarki gruntami i działalności gospodarczej w szczególności należy:

1)      prowadzenie spraw związanych z rolnictwem i gospodarką gruntami:

a)     łowiectwa,

b)    leśnictwa,

c)     nasiennictwa,

d)    gospodarki wodnej,

e)     zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,

2)      prowadzenie sprawozdawczości, statystyki, spisów rolnych i powszechnych itp. oraz corocznej aktualizacji wykazów nieruchomości,

3)      gospodarowanie mieniem gminnym w zakresie wydzierżawiania, najmu i użyczania nieruchomości,

4)      współpraca z Komendantem Gminnym Ochrony Przeciwpożarowej w zakresie zabezpieczenia przeciwpożarowego gminy,

5)      prowadzenie spraw z zakresu działalności gospodarczej,

6)      prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem dodatków mieszkaniowych,

7)      wydawanie, cofanie, wygaszanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

8)      tworzenie bazy danych o podmiotach prowadzących działalność agroturystyczną na terenie gminy,

9)      prowadzenie spraw związanych z telekomunikacją, PKP, PKS i innymi podmiotami w zakresie zapewnienia funkcjonowania infrastruktury technicznej,

10)  prowadzenie spraw sołectw, rad sołeckich itp.

11)  prowadzenie spraw z zakresu obrotu nieruchomościami stanowiącymi mienie Gminy tj.:

a)      gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi gruntami zabudowanymi i przeznaczonymi w planie zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę oraz gruntami rolnymi, w tym ich zbywania, oddawania w wieczyste użytkowanie i trwały zarząd,

b)      ustalanie ich wartości oraz cen i opłat za korzystanie z nich,

c)      organizowanie przetargów na zbycie lub dzierżawę nieruchomości komunalnych,

d)     nabywanie nieruchomości niezbędnych do realizacji zadań gminy,

12)  prowadzenie spraw związanych z komunalizacją nieruchomości,

12)wydawanie decyzji na podział i rozgraniczanie nieruchomości,

14)    prowadzenie spraw związanych ze scalaniem i wymianą gruntów,

15)    prowadzenie ewidencji gruntów komunalnych.

16)    ustalanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntów,

17)    prowadzenie spraw dotyczących przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności.

§ 25. 1. Do zadań referatu gospodarki komunalnej, zamówień publicznych i  ochrony środowiska w szczególności należy:

   1)     współpraca z Komunalnym Zakładem Użyteczności Publicznej w Krajence w  zakresie poprawy estetyki miasta oraz utrzymania porządku w miejscach publicznych,

   2)   wydawanie zezwoleń na prowadzenie usług komunalnych,

   3)   przedstawianie propozycji w zakresie ustalania stawek czynszów, współpraca w tym zakresie z Komunalnym Zakładem Użyteczności Publicznej w Krajence,

   4)   nadzór nad prawidłowością działania oświetlenia miejsc publicznych i dróg,

   5)   nadzorowanie realizacji "Strategii Rozwoju Gminy", proponowanie zmian w jej treści,

   6)   przygotowywanie materiałów do studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy,

   7)   współpraca ze stowarzyszeniami i związkami  międzygminnymi w zakresie realizacji wspólnych przedsięwzięć dotyczących infrastruktury komunalnej,

   8)   przygotowywanie materiałów niezbędnych do sporządzania projektów planów zagospodarowania przestrzennego,

   9)   koordynacja i obsługa działań związanych z uzgadnianiem projektów planów oraz wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

10)   przechowywanie planów zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów,

11)     prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

12)   prowadzenie spraw związanych z ustaleniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,

13)   prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,

14)   rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu wydanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu,

15)   wydawanie zaświadczeń o przeznaczaniu gruntów,

16)   prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości,

17)   przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk organów Gminy, dotyczących zaliczania dróg i ulic do poszczególnych kategorii,

18)   zarządzanie drogami,

19)   nadzór nad budową, modernizacją i remontem dróg,

20)   określanie szczególnego korzystania z dróg, w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne, wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego,

21)   koordynacja i obsługa współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych,

22)   prowadzenie spraw dotyczących utrzymywania porządku i czystości na terenie Gminy oraz utrzymania zieleńców na terenie miasta,

23)   nadzór nad gospodarką odpadami stałymi oraz ściekami bytowymi,

24)     prowadzenie spraw dotyczących ochrony środowiska w zakresie ochrony wód i gleby, lasów przed zanieczyszczeniami, odpadami oraz ochrony powietrza atmosferycznego,

25)     prowadzenie spraw dotyczących wprowadzenia form ochrony przyrody dla chronionego krajobrazu, ochrony gatunkowej roślin i zwierząt, pomników przyrody, użytków ekologicznych, jeśli Wojewoda nie ustanowił tych form,

26)     prowadzenie zadań wynikających z ustawy prawo ochrony środowiska i innych ustaw w tym zakresie między innymi dotyczących przygotowania projektów decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia,

27)     prowadzenie i aktualizacja ewidencji zbiorników bezodpływowych,

28)     prowadzenie spraw związanych z usuwaniem azbestu i wyrobów zawierających azbest,

29)     prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem energetycznym gminy,

30)     nadzorowanie inwestycji realizowanych przez Urząd oraz gminne jednostki organizacyjne,

31)     prowadzenie spraw z zakresu ustawy prawo zamówień publicznych, a w szczególności:

a)       organizowanie i dokonywanie zamówień,

b)       prowadzenie dokumentacji przetargowej,

c)       obsługa techniczna komisji przetargowych;

32)     sprawy dotyczące geologii na terenie miasta i gminy.

33)     opracowywanie założeń programowo-funkcjonalnych i technicznych dotyczących inwestycji i remontów przewidzianych do realizacji przez Gminę, wraz z określeniem szacunkowych kosztów zadań, do sporządzania projektu budżetu Gminy, 

34)     przygotowanie wymaganych przepisami prawa dokumentów i składanie wniosków do odpowiednich organów o pozwolenia na budowę, pozwolenia na użytkowanie, dokonywanie stosownych zgłoszeń określonych w ustawie Prawo budowlane,

35)     przygotowywanie umów z wykonawcami gminnych zadań inwestycyjnych i remontowych oraz kontrola właściwej realizacji tych umów,

36)     sprawowanie nadzoru nad realizacją gminnych zadań inwestycyjnych i remontowych, pod względem:

a)        zgodności realizacji zadania z przepisami Prawa budowlanego,

b)        finansowym, poprzez ścisłą współpracę ze Skarbnikiem Gminy i stanowiskiem ds. Księgowości Budżetowej, odnośnie wydatkowania środków finansowych,

c)        merytorycznym, poprzez prowadzenie dokumentacji technicznej realizowanych zadań.

37)     Prowadzenie spraw w zakresie sporządzania wniosków o dofinansowanie zadań inwestycyjnych i remontowych ze źródeł zewnętrznych (fundusze pomocowe Unii Europejskiej i inne) oraz ich rozliczania,

38)     prowadzenie spraw w zakresie przygotowania operatów szacunkowych służących do naliczenia opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej,

39)     prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawie naliczania opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej,

40)     wydawanie warunków technicznych włączenia do gminnej sieci kanalizacji deszczowej oraz uzgadnianie dokumentacji projektowych,

41)     wydawanie warunków technicznych włączenia do dróg gminnych oraz opiniowanie dokumentacji projektowych,

42)     koordynacja robót w pasach drogowych dróg gminnych poprzez przygotowywanie zezwoleń na zjazdy z dróg oraz na umieszczenie urządzeń infrastruktury technicznej w pasach drogowych,

43)     współpraca z projektantami w zakresie uzgodnienia zleconych opracowań,

44)     przekazywanie placów budowy pod gminne inwestycje oraz przeprowadzenie odbiorów wykonanych zadań wdrażanie strategii rozwoju oraz powiązanych z nią planów finansowych i operacyjnych,

45)     monitorowanie i aktualizowanie programów rozwoju Gminy i związanych z nią programów operacyjnych oraz  nadzór nad ich realizacją,

46)     zbieranie informacji na temat źródeł pozyskiwania dodatkowych środków finansowych pochodzących z programów pomocowych i funduszy strukturalnych przeznaczonych na inwestycje infrastruktury komunalnej,

47)     prowadzenie spraw dotyczących przekształceń własnościowych gminnych jednostek organizacyjnych,

48)     prowadzenie spraw związanych z przystąpieniem Gminy do spółek lub przekazania do nich majątku Gminy,

2.      Do zadań przypisanych do realizacji przez referat należy:

1)        prowadzenie Gminnej Ewidencji Zabytków,

2)        zapewnienie ochrony zabytków kultury i pomników oraz podejmowanie w nagłych   wypadkach decyzji w celu zabezpieczenia zabytków i zawiadomienie o zagrożeniu właściwych organów,

3)        przygotowywanie wniosków o wpis do rejestru zabytków,

4)        przyjmowanie zawiadomień o ujawnieniu przedmiotu zabytkowego,

5)        opracowywanie programów i kierunków rozwoju turystyki i wypoczynku na terenie gminy i miasta Krajenka,

6)        współpraca z Krajeńskim Ośrodkiem Kultury w zakresie organizacji informacji turystycznej,

7)        tworzenie bazy danych o podmiotach prowadzących działalność turystyczną na terenie gminy,

8)        opracowywanie kierunków i programów rozwoju kultury fizycznej i sportu oraz sporządzanie sprawozdań z ich realizacji,

9)        wnioskowanie w zakresie remontów i inwestycji gminnych obiektów sportowo-rekreacyjnych i turystycznych,

10)    prowadzenie ewidencji (rejestru) obiektów i urządzeń sportowo-rekreacyjnych

11)    koordynowanie spraw związanych z przynależnością Gminy do stowarzyszeń i   związków.  

§ 26. Do zadań samodzielnego stanowiska ds. promocji gminy należy w szczególności:

1)      opracowywanie materiałów i prowadzenie strony internetowej gminy,

2)      realizowanie we współpracy z zainteresowanymi jednostkami organizacyjnymi oraz innymi  podmiotami przedsięwzięć promocyjnych, wynikających z podpisanych przez Gminę porozumień o współpracy,

3)      opracowywanie oraz udział w opracowywaniu przez inne podmioty materiałów (biuletynów, folderów, informatorów, map, itp.) promujących osiągnięcia i możliwości gospodarcze oraz walory Gminy, zabezpieczenie w niezbędne materiały popularyzacyjne: foldery, biuletyny, filmy, tablice informacyjne, itp. 

4)      udział w targach, wystawach, konferencjach i innych imprezach poświęconych promocji Gminy,

5)      współpraca w zakresie promocji Gminy z innymi jednostkami samorządu terytorialnego oraz organizacjami krajowymi i zagranicznymi,

6)      koordynowanie  działań promocyjnych (promocji kulturalnej,  turystycznej, gospodarczej i zagranicznej), przygotowywanie i organizowanie oprawy promocyjnej imprez i uroczystości z udziałem Gminy,

7)      podejmowanie  działań na rzecz tworzenia pozytywnego wizerunku Gminy w kraju i za granicą (promocja zewnętrzna),

8)      podejmowanie wszelkich działań na rzecz tworzenia pozytywnego wizerunku Gminy  wśród mieszkańców (promocja wewnętrzna),

9)      koordynacja, organizowanie i udział w spotkaniach, seminariach i konferencjach promujących  Gminę,

10)  współdziałanie przy realizacji zadań w zakresie promocji gminy Dyrektorem Krajeńskiego Ośrodka Kultury w Krajence.

§ 27. Do zadań stanowiska „Strażnik Miejski" należy w szczególności:

1)      prowadzenie spraw dotyczących porządku publicznego i współpraca w tym zakresie z Policją,

2)      egzekwowanie przestrzegania porządku publicznego na terenie miasta i gminy Krajenka i współudział w tym zakresie z Policją,

3)      egzekwowanie przestrzegania ładu i porządku na posesjach i wokół nich,

4)        kontrola realizacji decyzji zezwalających na wycięcie drzew i krzewów,

5)        kontrola stanu dróg gminnych, przepustów drogowych i urządzeń melioracyjnych we współpracy z innymi pracownikami Urzędu, pracownikami Starostwa Powiatowego w Złotowie, Spółek Wodnych oraz sołtysami,

6)        współdziałanie w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony środowiska z Wydziałem Ochrony Środowiska Starostwa Powiatowego,

7)      współdziałanie z pracownikami Nadzoru Budowlanego w zakresie przestrzegania przepisów budowlanych, rozbiórki budynków i likwidacji dzikich budów,

8)        rozwiązywanie spraw tzw. bezpańskich psów i współpraca w tym zakresie z Komunalnym Zakładem Użyteczności Publicznej w Krajence oraz pracownikami przytuliska dla zwierząt.

      § 28. Do zadań stanowiska Gminny Komendant Ochrony Przeciwpożarowej należy w szczególności:

1)   koordynowanie prac oraz nadzorowanie jednostek Ochotniczej Straży Pożarnej działających na terenie Gminy i Miasta Krajenka,

2)   czuwanie nad zapewnieniem gotowości bojowej jednostek ochotniczych straży pożarnych działających na terenie Gminy i Miasta Krajenka,

3)   koordynowanie szkoleń jednostek OSP,

4)   nadzór nad odpowiednim wyposażeniem jednostek OSP,

5)   opracowywanie preliminarza wydatków z uwzględnieniem poszczególnych jednostek OSP oraz możliwości finansowych Gminy,

6)   nadzór nad racjonalnym wykorzystaniem urządzeń i sprzętu powierzonego jednostkom OSP,

7)   przeprowadzania kontroli w zakresie prawidłowej gospodarki paliwowej,

8)   realizowanie zadań wynikających ze struktury OSP oraz przepisów szczegółowych obowiązujących w zakresie ochrony przeciwpożarowej.

            § 29. Do zadań pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych pełniącego równocześnie obowiązki administratora bezpieczeństwa informacji należy w szczególności:

1)   zapewnienie ochrony informacji niejawnych,

2)   okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych,

3)   opracowanie planu ochrony informacji niejawnych i nadzorowanie jego realizacji,

4)   opracowanie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”,

5)   szkolenie pracowników Urzędu w zakresie ochrony informacji niejawnych,

6)   prowadzenie zwykłego postępowania sprawdzającego na pisemne polecenie burmistrza wobec kandydatów na stanowiska, z dostępem do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”,

7)   współdziałanie w trakcie postępowania sprawdzającego oraz w trakcie kontroli ze służbami Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,

8)   prowadzenie nadzoru nad fizycznym zabezpieczeniem pomieszczeń,

9)   monitorowanie funkcjonowania zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych,

10)    nadzorowanie obiegu i przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe,

11)    przechowywanie indywidualnych upoważnień wydanych dla osób przetwarzającym dane osobowe oraz prowadzenie ich wykazu,

12)    wnioskowanie o środki finansowe służące zabezpieczeniu danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie.

§ 30. W strukturze Urzędu znajdują się:

1)   robotnik gospodarczy

2)   2 sprzątaczki na 3 etatu każda

§ 31. W Urzędzie wykonują zadania na podstawie umów cywilno-prawnych:

  1)  radca prawny - zapewnia obsługę prawną Urzędu,

  2)  informatyk - prowadzi nadzór nad urządzeniami informatycznymi.

Rozdział VII

Postanowienia końcowe

§ 32. 1. Szczegółowy wykaz obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Urzędu zawierają karty opisu stanowisk.

2. Przy zmianach personalnych pracowników obowiązuje protokolarne przekazywanie dokumentacji.

3. Sprawy porządkowe i dyscyplinarne pracowników Urzędu regulują postanowienia regulaminu pracy.

§ 33. Zmiany do niniejszego regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego uchwalenia.